Pourquoi automatiser la gestion des notes de frais ?

Logiciel de gestion de notes de frais

La gestion des notes de frais constitue une tâche à la fois complexe et chronophage pour les employés de l’entreprise. Les différentes étapes nécessitent beaucoup d’attentions puisqu’une erreur peut engendrer des soucis au niveau financier. Aussi, nombreux sont ceux qui optent pour l’automatisation du processus. Cette dernière comporte un grand nombre d’avantages aussi bien pour les collaborateurs que pour l’entreprise.

Un réel gain de temps pour tous

L’utilisation du papier dans la gestion des frais professionnels est monnaie courante dans le domaine financier. Or, cette option requiert beaucoup de temps pour sa réalisation. Grâce à un logiciel de gestion de notes de frais, il n’est plus nécessaire de dépenser énormément de temps dans la saisie manuelle des notes et dans les vérifications. Mais encore, les erreurs sont réduites à néant et les pertes de données sont vraiment minimes. Aussi, grâce à l’automatisation, les remboursements peuvent se faire dans des délais très brefs. 

D’un autre côté, les collaborateurs trouvent également leur avantage dans les logiciels de gestion de notes de frais. En effet, ils n’ont plus à passer beaucoup de temps à réunir les justificatifs à chaque fin du mois. Grâce aux différentes fonctionnalités offertes par les logiciels de gestion des factures, ils peuvent envoyer rapidement leurs factures. Comme les logiciels de gestion des congés et absences ou les solutions automatisées de gestion des achats, le logiciel de gestion des notes de frais permettent aux collaborateurs d’alléger les tâches des collaborateurs. Ainsi, ils peuvent se concentrer davantage à leur activité et gagner en productivité. Cliquez ici pour en savoir plus.

Une récupération simplifiée de la TVA

Si le montant individuel de la TVA récupérable est vu comme étant négligeable, il devient conséquent lorsque les factures sont cumulées. Toutefois, il faut savoir que la récupération de la TVA est une opération fastidieuse. En effet, pour réaliser cette action, le comptable de l’entreprise se heurte souvent à la complexité de la démarche et à la difficulté de récupération des justificatifs. La récupération des TVA étrangères est également très complexe.

De plus, le traitement de la récupération varie en fonction du type de dépense, du montant, du pays et bien d’autres facteurs. Ce qui rend encore plus difficile l’opération si elle est réalisée sur des paperasses. Aussi, de nombreuses entreprises se tournent vers une solution de gestion de frais de notes pour faciliter leurs tâches à ce niveau-là.

Grâce à une solution digitale, la saisie des montants de TVA peut se faire automatiquement. Il suffit de configurer l’outil de gestion suivant le type de frais pris en charge. Le logiciel se charge de manière automatique de la récupération de la TVA.

Un meilleur contrôle de la politique de dépenses de l’entreprise

L’adoption d’une solution de gestion automatisée des notes de frais permet de réduire significativement les fraudes au sein de l’entreprise. En effet, les dirigeants ont directement accès aux informations financières. Cela limite les tentatives de fraudes et les collaborateurs ne risquent pas de gonfler les factures. Bref, l’automatisation assure la transparence des dépenses réalisées par l’entreprise. En effet, les opérations non conformes sont rapidement détectées. Ce qui facilite largement les audits et l’amélioration des procédures de gestion financière.

Mais encore, ces solutions de gestion des notes de frais offrent la possibilité d’avoir en visuel les différentes données relatives aux notes de frais. Contrairement aux processus papier, la solution automatisée dispose d’un grand nombre de fonctionnalités qui permettent d’analyser rapidement d’innombrables données. Les résultats sont obtenus en temps réels et les données synthétiques sont facilement accessibles par les dirigeants de l’entreprise. Ils aident à situer la santé financière de l’entreprise et peuvent servir pour les prises de décisions ultérieures.

 

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