Actuellement, l’utilisation des logiciels de comptabilité devient indispensable pour toutes les entreprises commerciales, car l’exploitation de ses activités commerciales et financières en dépendent profondément. Ils fournissent une aide précieuse à ces entreprises et offrent de nombreuses fonctionnalités selon le type du logiciel utilisé. Découvrez donc dans cet article l'intérêt de recourir à ces logiciels.
Logiciel de comptabilité : c’est quoi ?
Généralement, le logiciel de comptabilité est un outil ou un programme informatique permettant à une entreprise de réaliser ses différentes opérations commerciales et financières (ventes aux clients, achats auprès des fournisseurs, rémunération des employés, etc.). À l’aide de ce logiciel, l’entreprise peut retranscrire facilement l’intégralité de ses transactions comptables dont la gestion des transactions monétaires avec les tiers, les immobilisations, la tenue d'une comptabilité générale et analytique, la structuration de documents comptables (avec les pièces justificatives comme les factures, les bons de commande et de livraison) et la centralisation de ces informations sur les bases de données (flux de trésorerie ou financiers, les tableaux de bord, etc.). Pour plus d'informations, consultez www.comptaweb.net
Pourquoi opter pour un logiciel de comptabilité ?
D’abord, ce logiciel comptable est vraiment indispensable car il assurera la gestion financière optimisée des comptes de l’entreprise, permettant d’effectuer tous les enregistrements et la saisie (ou écriture) comptables. Il s'agit de l'élaboration des divers comptes annuels, des tâches liées à la paie (comme la facturation) et aux déclarations fiscales. Ensuite, ce logiciel améliore la productivité de l’entreprise afin que les opérations commerciales (achats et ventes) puissent se dérouler convenablement selon les attentes de celle-ci. De ce fait, l’enregistrement de toutes ces opérations comptables permettent à l’entreprise de gagner plus de temps, puisqu’elles se feront automatiquement. Par conséquent, l’entreprise commerciale pourrait anticiper le fonctionnement de ses mouvements de fonds dans l’avenir, pour pouvoir prendre des décisions radicales en cas de risque. En gros, l’utilisation dudit logiciel contribuerait à une certaine flexibilité pour l’entreprise.
Quels sont les meilleurs types de logiciels de comptabilité les plus utilisés ?
Aujourd'hui, les meilleurs logiciels de comptabilité les plus utilisés par les grandes entreprises commerciales sont au nombre de cinq. En premier lieu, il y a le « Logiciel SAGE », qui permet à l'entreprise d’élaborer sa comptabilité générale et analytique. Il présente des fonctionnalités adaptées aux attentes de la plupart des entreprises. Ainsi, il consiste à faire un suivi de la gestion de trésorerie, de la gestion de stock (les matières premières, les produits finis et les marchandises) et de la gestion des documents administratifs. Les données seront ainsi exportées facilement via ce logiciel. L’accès et la récupération des informations dans ce logiciel sont très sécurisés. Pour le traitement des données commerciales, il y a le « SAGE Gestion commerciales », pour la gestion du personnel, le « SAGE Paie » et pour l’enregistrement comptable, le « SAGE Comptabilité 100 ». En second lieu, il y a le « Logiciel QUICKBOOKS », faisant partie des meilleurs logiciels proposés sur le marché et qui présente aussi de nombreuses fonctionnalités. Il permet à une entreprise de faire un suivi et un contrôle périodiques des mouvements des fonds et des stocks et permet d'élaborer facilement des devis, des factures, des paiements et un tableau de bord. En troisième lieu, il y a le logiciel « ITOOL », permettant de structurer intégralement la comptabilité de l’entreprise. Toutes les réalisations dans ce logiciel sont automatisées et n’auront pas besoin d'une manipulation extérieure. Il dispose des mêmes fonctionnalités que les précédents logiciels, mais se distingue par l’analyse qualitative et quantitative spécifique qu’il offre à ses utilisateurs. En quatrième lieu, avec le « Logiciel EBP », qui est vraiment accessible et performant dans tous les secteurs d’activités. Il épaule aisément l’entreprise dans ses activités d’exploitation, et il offre aussi des services optimisés sur mesure. Et enfin cinquièmement, c’est le « Logiciel QUADRATUS », qui convient aux PME (Petites et Moyennes Entreprises) et aux grandes entreprises. Il offre à ses utilisateurs des solutions parfaitement personnalisées dans la gestion de la comptabilité générale et analytique.
Comment bien choisir son logiciel de comptabilité ?
Pour ne pas se tromper de logiciel, il faut d'abord connaître si le type de logiciel choisi s'adapte ou non à l’entreprise, surtout pour la réalisation de ses différentes opérations et activités comptables. La vérification de ce logiciel est très importante, car son adéquation avec les activités de l’entreprise joue un rôle clé pour son amélioration. Le but principal de l’adoption de ce logiciel est donc de satisfaire les besoins de l’entreprise en termes de gestion comptable ou analytique détaillées dont la gestion des ressources (humaines, matérielles, financières, matières premières,…) et la gestion commerciale (achats, ventes, gestion des comptes clients et fournisseurs). Par conséquent, il est ainsi primordial d’établir au préalable une check-list et de réfléchir à diverses solutions stratégiques, c’est-à-dire de faire une comparaison entre les différents logiciels existants (concernant sa capacité, son utilité, sa fiabilité, son accessibilité et surtout sur les avantages procurés).