Gérer la paie des salariés n’est pas toujours un travail facile pour les chefs d’entreprise, notamment dans les PME et les TPE. Pour gagner en flexibilité et en sécurité tout en maîtrisant les frais, les sociétés peuvent faire appel à un prestataire spécialisé ou un organisme formation paie. C’est ce qu’on appelle externalisation de la paie.
En quoi consiste l’externalisation de la paie ?
L’externalisation du salaire consiste à confier la gestion de celui-ci à un gestionnaire de paie ou une entreprise spécialisée extérieure. L’entreprise peut être un cabinet d’externalisation de la paie ou un cabinet comptable. Elle peut réaliser plusieurs missions qui comptent parmi elles la saisie et le contrôle de la rémunération des collaborateurs, les déclarations sociales, le conseil en droit social, la gestion des arrêts et de la médecine du travail et l’administration du personnel. Le mode d’organisation est le même pour toutes les entreprises prestataires. En effet, la société récolte et transmet au prestataire les différents éléments qui composent la paie, c’est-à-dire les primes, le paiement d’heures supplémentaires, les dossiers d’embauche et les informations concernant la sortie d’un collaborateur. Ces éléments sont ensuite saisis et contrôlés par la société extérieure qui peut aussi se charger de la DSN et des différentes déclarations sociales post-paie et annuelles. À la clôture de la paie, l’entreprise prestataire transmet les états de virement ainsi que les bulletins de salaire à l’entreprise utilisatrice, par courriel ou en main propre. Pour en savoir plus sur la gestion externalisée, vous pouvez contacter un spécialiste sur le site www.juris-paye.fr.
Pourquoi externaliser la paie ?
Confier la gestion de l’indemnité de vos collaborateurs à un expert en formation paie vous fait gagner du temps. Profitez de ce temps gagné pour vous consacrer à votre cœur de métier et à développer votre entreprise. La gestion de paie en interne peut être chronophage. Elle exige d’avoir un niveau d’expertise conséquent et ne peut pas être prise à la légère. Une entreprise qui souhaite gérer elle-même les paies de ses employés doit, en conséquence, prendre en compte cette nécessité d’expertise et lui accorder un budget de formation et de veille sociale. Sachez qu’une seule erreur de paie peut avoir d’énormes conséquences financières, ce qui pourra nuire à l’activité de la société. C’est la raison pour laquelle il est important de confier la gestion de la facture à des agents qualifiés. Toutefois, le coût de l’externalisation de la paie est difficile à déterminer avec exactitude. En effet, le tarif est établi suivant de nombreux critères comme les missions à effectuer, les différentes spécialités de l’entreprise et l’effectif de cette dernière. En général, les déclarations sociales sont inclues dans le tarif de base mais peuvent également être facturées en supplément. Une facturation supplémentaire est aussi nécessaire pour certaines opérations exceptionnelles.
Faire appel aux services d’un spécialiste
Si vous souhaitez externaliser la paie de vos collaborateurs, nombreuses sont les solutions qui s’offrent à vous. Vous pouvez faire appel à un cabinet spécialisé pour gérer la comptabilité de votre entreprise. C’est surtout les TPE et les petites PME qui font appel à ce type d’entreprise prestataire. Un cabinet comptable propose un volet social comprenant la réalisation des paies des salariés et les déclarations sociales ainsi que des prestations en administration du personnel. Ces prestations sont la rédaction des contrats de travail et la production de la DUE. Néanmoins, avant de conclure un accord avec le cabinet, vous devez bien vous informer sur la qualification de la personne chargée de s’occuper du volet social. Il y a également l’entreprise spécialisée dans la gestion de la paie. Elle effectue les mêmes missions que le cabinet comptable mais sa spécialité est la paie et non la comptabilité. De ce fait, l’analyse est plutôt poussée avec une dimension plus tournée vers les ressources humaines. Effectivement, en paie, avant de traiter les chiffres, il faut d’abord traiter les ressources humaines. Il vous est aussi possible de contacter un gestionnaire de paie indépendant ayant un statut de micro-entrepreneur. Il prend en charge le logiciel de paie et les frais afférents au paiement. En faisant appel à ce type de prestataire, vous avez l’assurance de payer moins cher que pour un prestataire « classique ». Les grandes entreprises peuvent aussi créer leur propre structure dédiée à l’externalisation appelée Centre de Service Partagé ou CSP.
Comparaison entre externalisation et gestion en interne de la paie
Les raisons qui peuvent pousser les entreprises à faire appel à un organisme formation de paie sont donc nombreuses. Cependant, il faut aussi noter que l’externalisation n’a pas que des avantages. Dans certains cas, il est parfois plus préférable de conserver la gestion de paie en interne. Le choix d’externaliser ou non va surtout dépendre des besoins et de la stratégie d’entreprise. Avant de choisir, prenez en considération la fonction chronophage. Si vous externalisez la paie, vous aurez plus de temps pour vous consacrer au développement de votre société. En gestion interne, il faudra faire appel à un interlocuteur pour gérer la relation entre les salariés et le prestataire. Par conséquent, il faut bien prévoir les coûts que cela implique. N’oubliez pas non l’expertise du métier. Les prestataires chargés de la paie sont des experts métiers. Le coût est aussi déterminant. En faisant appel à un expert, le coût est défini à l’avance mais des frais supplémentaires peuvent aussi s’ajouter. En gestion interne, les montants du logiciel, de la formation et de veille sociale ainsi que le coût salarial de la personne chargée de la paie vont permettre d’estimer le tarif. Enfin, il y a la responsabilité et ses incidences. En confiant la mission à un prestataire, l’entreprise peut reporter la faute sur celui-ci en cas de manquement et d’une incidence financière. Si la société décide de gérer en interne la paie, elle est seule responsable.